Tanssiklubi Master ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 16.03.2018

1. Rekisterinpitäjä
   Tanssiklubi Master ry, 2346411-8, Mekaanikonkatu 3B 00880 Helsinki
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
   info@tanssiklubimaster.fi, 0409617661
3. Rekisterin nimi
   Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
   Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Tanssiklubi Master ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Tanssiklubi Master ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Tanssiklubi Master ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Tanssiklubi Master ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

1. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät [Merkitään kaikki henkilötiedot tai tietoryhmät, joita rekisteröidystä voidaan tallettaa/kerätä. Henkilön yksilöintitiedot tulee eritellä esim. nimi, hetu, syntymäaika, yhteystiedot). Muilta osin riittää tietotyyppien ja/tai -ryhmien kuvaus.] [Luetellaan ne rekisteröityjen ryhmät, joiden tietoja ko. henkilörekisteriin on talletettu (esim. urheiluseuran jäsen, yhteistyökumppanin päättäjä tai yhteyshenkilö, toimihenkilö jne.)]

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
Alaikäisen jäsenen osalta
Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Valokuva
Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Laskuihin liittyvät tiedot
Valokuva
Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

1. Säännönmukaiset tietolähteet
   Tiedot voidaan saada rekisteröidyltä itseltään.
   Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Tanssiklubi Master ry:lle].
2. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
   Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

1. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään Taikala Oy, myCLub-palvelun mukaisesti.
Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään Taikala Oy, myCLub-palvelun mukaisesti.
Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

1. Rekisteröidyn oikeudet Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

B) Tietosuojaselosteen tallennus ja ylläpito

Seuranne voi tallentaa ja ylläpitää omaa tietosuojaselostettaan myClubissa klikkamaalla ' Muokkaa'-linkkiä 'Asetukset > Tietosuoja'-sivulla. Seuran tietosuojaseloste voidaan lisätä tekstikenttään tai ladata PDF-tiedostona. Kun seura on tallentanut tietosuojaselosteen myClubiin, on tietosuojaseloste automaattisesti tutustuttavissa sähköisesti, oikea-aikaisesti, helposti milloin tahansa ja veloituksetta.

Linkki seuran laatimaan tietosuojaselosteeseen löytyy seuraavissa käyttöyhteyksissä
Rekisteröitymislomake - uuden jäsenen rekisteröityessä seuran myClub-jäsenpalveluun
Jäsensivuston alatunniste - jäsenen käyttäessä seuran myClub-jäsenpalvelua
Sähköpostin alatunniste - jäsenen saadessa sähköpostia seuran myClub-jäsenpalvelusta